Het revalidatiecentrum van de SGR-groep op Kòrsou (Curaçao) heeft al enkele jaren problemen met de planning. Elk jaar worden er meer cliënten behandeld, maar de capaciteiten van het revalidatiecentrum groeien niet mee. Een groep van 6 studenten hebben voor hun minor Beyond Borders de opdracht gekregen om de planning te verbeteren met als ultieme doel om de capaciteit van het revalidatiecentrum hiermee te vergroten. Lees hier hoe ze dit gedaan hebben.
Projectgroep (Foto: Chantal Koutstaal)
Het project
Het probleem was duidelijk merkbaar, maar de oorzaak van het probleem was ingewikkelder. Na veel interviews en meeloopdagen is de informatie die hieruit naar voren is gekomen geanalyseerd en is het probleem in kaart gebracht.
Oorzaken van het probleem waren onder andere:
- Miscommunicatie,
- Het ICT-systeem,
- Verzuim,
- De werkwijze van de planners.
Logo SGR-groep (Foto: SGR-groep)
Resultaten
In overleg met de opdrachtgever is besloten om oplossingen te bedenken op het gebied van het ICT-systeem en de werkwijze van de planners. Uiteindelijk zijn vier prototypes gemaakt:
- Een mobiele app, waarmee behandelaren gemakkelijk hun rooster kunnen zien en kunnen communiceren met de planners.
- Een cliëntprofiel, om de planners te ondersteunen door met één klik alle informatie van een cliënt weer te geven. Zo kunnen de planners nauwkeuriger en sneller werken.
- Een basisrooster, waarmee de langetermijnplanning wordt gescheiden van de kortetermijnplanning met als doel om de planners meer overzicht te geven en fouten te voorkomen.
Een draaiboek, waarin protocollen zijn beschreven van alle werkzaamheden die te maken hebben met de planning. Hiermee worden alle medewerkers op één lijn gebracht en zullen fouten worden voorkomen door minder miscommunicatie
Het eindproduct
In overleg met de opdrachtgever is ervoor gekozen om het draaiboek verder uit te werken, met het basisrooster daarin verwerkt. Het doel van het draaiboek is om de medewerkers gestructureerd te laten werken aan de hand van de beschreven protocollen. Dit zou medewerkers meer op één lijn brengen. Daarnaast geeft het iedereen inzicht in de werkwijze van andere disciplines, waardoor meer begrip onderling ontstaat. Door de protocollen zwart-op-wit te hebben kan het management ook ingrijpen als er op een verkeerde manier wordt gewerkt.
Gebouw SGR-groep (Foto: Roel Korner)
Ervaringen
Voor de projectgroep was opvallend wat een grote rol de cultuur op Curaçao speelde in het probleem. Enkele factoren die in Nederland onvoorstelbaar zijn:
- Als medewerkers ergens geen zin in hadden, deden ze het niet.
- Het management grijpt niet in wanneer fouten werden gemaakt.
- Het revalidatiecentrum was de enige op de ABC-eilanden (Aruba, Bonaire, Curaçao) met als gevolg dat er veel cliënten afhankelijk zijn van het revalidatiecentrum, maar er te weinig personeel beschikbaar is.
Maak jouw eigen website met JouwWeb